Le remboursement des frais de repas est une obligation de l’employeur quand le salarié est contraint de prendre son repas dans l’entreprise ou en déplacement professionnel. Cette indemnité est réglementée par l’URSSAF en termes de montant et de déclaration. Lorsque les montants prévus ne dépassent pas le barème indiqué, une exonération de cotisations sociales est prévue pour l’entreprise. L’employé, quant à lui, n’a pas à avancer cette nouvelle dépense. Quelles obligations faut-il respecter ? Comment simplifier la gestion de ces frais professionnels ? Voici toutes les réponses à vos questions.

La réglementation concernant les frais de repas

L’URSSAF prévoit le remboursement des frais de repas des salariés. Ces derniers sont exonérés de cotisations sociales dans la limite d’une indemnité maximum. Ainsi, l’employeur est tenu de rembourser ces frais professionnels si le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas prendre ses repas à son domicile en raison de ce déplacement. 

Ces dépenses peuvent également être prises en charge si l’employé doit manger sur son lieu de travail en raison d’horaires spécifiques ou de conditions de travail particulières. En retour, celui-ci doit transmettre un justificatif à l’employeur.

Ainsi, les frais de repas peuvent être pris en charge par l’employeur au même titre que toutes dépenses pour le logement ou l’hébergement lors d’un déplacement ou engagées par la salarié pour le télétravail. Lors d’un grand déplacement, l’URSSAF propose un forfait pour l’hébergement et le petit-déjeuner en fonction de la localisation géographique.

Les modalités de remboursement des frais de repas 

Les modalités de remboursement, notamment l’indemnité de frais de repas, sont liées à la situation du salarié. Ce dernier peut : 

• être contraint de prendre ses repas au restaurant lors d’un déplacement ; 
• être contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail ; 
• être en déplacement sans être contraint de prendre ses repas au restaurant.

Le barème pour les frais de repas varie selon la situation. Les indemnités sont prévues dans la limite de montants précis selon les situations. Voici le barème de ces indemnités pour 2025 : 

• Pour un collaborateur contraint de prendre son repas au restaurant : 21,10 € ; 
• Pour un collaborateur qui doit prendre son repas au travail : 7,40 € ; 
• Pour un collaborateur en déplacement qui n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant : 10,30 €.

Pour plus d’autonomie pour les salariés et respecter ces obligations, vous pouvez leur fournir une carte prépayée professionnelle. Cette solution est idéale pour que ceux-ci règlent les frais sans avoir à avancer cette dépense. La carte peut être utilisée pour verser d’autres indemnités, comme la prime d’assiduité ou la prime de vacances ! 

Les autres obligations des entreprises en matière de restauration

Il existe des obligations qui concernent l’employeur dans certaines situations : 

• Toute entreprise qui emploie plus de 50 personnes doit mettre à disposition une salle de restauration. Celle-ci doit être équipée d’un réfrigérateur, d’un micro-ondes, de tables, de chaises et d’un point d’eau potable. 
• Il existe des conventions collectives qui imposent une prime de panier. Il s’agit d’une indemnité forfaitaire liée aux conditions de travail pour, par exemple, les employés du BTP, la métallurgie ou les transports. Cette prime peut aussi être imposée par le contrat de travail ou un usage d’entreprise.

D’autres dispositions non obligatoires peuvent être proposées par l’entreprise : 

• Le restaurant d’entreprise constitue un avantage en nature, dont la participation de l’employeur est fixée à 5,45 € par repas en 2025. 
• La mise en place de tickets-restaurant qui bénéficient à l’ensemble des employés. 

Attention : l’indemnité de frais de repas ne peut pas être cumulée avec un ticket restaurant.

À noter : dans un souci d’égalité, une prime de repas ou un ticket restaurant reste un avantage social pour tout salarié en télétravail.

Comment rembourser les frais de repas de ses employés ?

Le remboursement des frais de repas par l’employeur peut se faire de différentes façons : au forfait ou en fonction des dépenses réelles.

Remboursement en dépenses réelles

Vous pouvez opter pour le remboursement des dépenses réelles. C’est alors la valeur réelle des frais de repas qui est prise en compte. Vous devez alors justifier que ceux-ci sont engagés par le salarié de manière contrainte dans le cadre de son contrat de travail. Le collaborateur doit produire des justificatifs pour le financement des frais de repas sous formes de notes de frais. Ces deux conditions remplies permettent à l’employeur d’avoir une exonération de cotisations sociales.

Remboursement au forfait

Le remboursement peut être basé sur une indemnité forfaitaire. Dans ce cas, il s’agit d’un avantage en nature qui s’élève à 5,45 € par repas et qui n’est pas déductible du résultat de l’entreprise.

À noter : le salarié peut faire la déduction des frais supplémentaires engendrés par les repas pris hors de son logement dans le cadre de son travail. Pour la déduction de ces frais réels, il faut avoir des justificatifs comme des notes ou tickets de caisse.

Utiliser PCS Pro Corporate pour rembourser les frais de repas 

La gestion des frais de repas en entreprise peut être facilitée par l’utilisation d’une carte prépayée professionnelle. Cette solution nouvelle a de nombreux avantages pour les frais professionnels. En effet, il s’agit d’une carte business utilisable partout dans le monde. 

Pour l’utiliser, il suffit de la recharger du montant choisi depuis votre espace manager. Ainsi, le contrôle des dépenses professionnelles est facile ! Vous versez à vos salariés la somme nécessaire pour faire face à leurs dépenses lors de leurs déplacements. Ceux-ci n’ont pas besoin d’avancer l’argent en retour, ce qui est une bonne façon de les fidéliser. 

Le fonctionnement de la carte est simple et vous pouvez suivre les dépenses réalisées et la recharger à tout moment. De plus : 

• Vous fixez les plafonds de paiement et de retrait de votre choix ; 
• Les paiements sont sécurisés et centralisés via une plateforme de gestion qui assure la traçabilité des paiements ; 
• Il est possible de gérer les droits et les plafonds de la carte selon les utilisateurs concernés ; 
• L’intégration avec votre logiciel de comptabilité facilite le suivi du budget ; 
• Les notes de frais sont simplifiées pour un gain de temps et les documents comptables archivés.

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