Les indemnités kilométriques (IK) concernent les salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Légalement, l’employeur est tenu de couvrir les frais correspondants, c’est-à-dire pour le carburant, l’entretien du véhicule ou l’assurance. 

La somme versée n’est pas un complément de revenus. Il s’agit d’un remboursement qui sert à compenser les dépenses engagées par l’employé pour le transport à titre professionnel. Ainsi, ces déplacements doivent avoir un réel intérêt pour l’entreprise et être validés par des justificatifs. 

Dans cet article, nous vous expliquons le fonctionnement de l’indemnité kilométrique et nous proposons des solutions pour mieux rembourser les frais engagés et les gérer.

Les différents types d’indemnités kilométriques employeur

Le dispositif de remboursement des IK est strictement encadré par la loi. Il prend en compte les véhicules utilisés et la distance parcourue pour rembourser l’indemnité kilométrique.

L’indemnité forfaitaire 

Un barème kilométrique est fixé par la Direction générale des finances publiques chaque année. Voici le barème pour 2025 : 

Puissance fiscale du véhicule en CV	Distance (d) jusqu’à 5 000 km	Distance (d) de 5001 à 20 000 km	Distance (d) de plus de 20 000 km
3 CV ou moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

Prenons un exemple avec un salarié qui fait 5 000 km pour des trajets professionnels et dont le véhicule fait 6 CV. Le calcul à réaliser sera ( d x 0,665), soit (5 000 x 0,665) = 3325. Ainsi, le montant de l’indemnité du salarié est égale à 3 325 €.

Ce barème est conçu pour prendre en compte : 

• Le carburant ;
• L’usure des pneus ; 
• Les frais d’entretien ou de réparation ; 
• L’assurance de la voiture ; 
• La dépréciation du véhicule sur l’année en cours.

Il est possible d’ajouter à ces frais, sous réserve de justificatifs : 

• Le coût des péages ; 
• Le coût du stationnement ; 
• Les intérêts d’emprunt lorsque le salarié à acheté sa voiture à crédit.

Le remboursement sur frais réels 

Dans certains cas, notamment lorsque les dépenses kilométriques sont très importantes, il est possible pour le collaborateur de les déduire aux frais réels. Cette déduction peut être appliquée si ce dernier doit faire de fréquents déplacements ou des voyages d’affaires en utilisant son propre véhicule.

L’indemnité pour véhicule électrique ou hybride

Lorsque les déplacements professionnels sont effectués avec un véhicule électrique, une majoration de 20 % est appliquée sur le montant total calculé.

Attention : les véhicules hybrides rechargeables ne sont pas concernés.

Les spécificités des deux-roues et vélos

Si les déplacements du collaborateur sont faits avec un deux-roues, le barème des montants à rembourser varie selon la nature des véhicules utilisés. 

Pour une motocyclette, il faut se reporter à ce calcul en 2025 : 

Puissance fiscale en CV	Distance (d) jusqu’à 3 000 km	Distance (d) de 3001 à 6 000 km	Distance (d) de plus de 6 000 km
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
3, 4 ou 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1 158	d x 0,275
Plus de 5 cv	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583	d x 0,343

Voici le barème applicable pour les cyclomoteurs : 

Distance (d) jusqu’à 3 000 km	Distance (d) de 3 001 à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

Pour les vélos, une IKV (indemnité kilométrique vélo) à été mise en place par décret pour les entreprises et les salariés volontaires. Elle entre dans le cadre du forfait mobilité durable. Le montant accordé est de 25 cts/km. L’employeur peut rembourser le salarié sous forme de forfait mensuel. Il peut également demander à celui-ci de calculer le nombre de km effectués pour obtenir l’IKV.

Les différences entre les indemnités kilométriques et le forfait mobilités durables 

Il ne faut pas confondre les IK avec le forfait mobilités durables. Celui-ci consiste en une prise en charge forfaitaire des déplacements domicile-travail des employés avec leur véhicule personnel. Dans ce cadre, il implique 

• le remboursement intégral d’un aller-retour par jour si le salarié vit à moins de 40 km de son lieu de travail ; 
• un remboursement limité à un aller-retour de 40 km si le collaborateur vit à plus de 40 km de son travail ; 
• un remboursement intégral pour un trajet de plus de 40 km domicile-travail selon des circonstances particulières justifiées par l’employé.

Les défis de la gestion traditionnelle des indemnités kilométriques

Pour le remboursement des IK, l’employeur doit mettre en place une politique spécifique qui offre un cadre précis.

Complexité administrative 

La politique de contrôle des indemnités kilométriques peut être chronophage. En effet, celles-ci doivent être contrôlées pour s’assurer de leur validité. Cela implique que le salarié concerné fournisse des justificatifs afin d’établir des notes de frais : 

• Motif du déplacement et nature de la mission ; 
• Nom du client ;
• Lieu de rendez-vous ; 
• Nombre de kilomètres effectués. 

L’entreprise peut déduire ces frais de son résultat si ces derniers respectent les barèmes officiels. De plus, elles peuvent être exonérées de cotisations sociales. Comment procéder ? Le remboursement de l’indemnité doit correspondre au barème kilométrique à condition que le salarié utilise son véhicule personnel. L’employeur doit être capable de l’utilité de ce mode de transport. Si ces conditions sont remplies, alors, l’entreprise est exonérées de cotisations sociales sur les IK.

Risques de fraude et de non-conformité

En cas de non-conformité et de justificatifs non produits par l’employeur lors d’un contrôle fiscal, un redressement fiscal est possible. Tous les justificatifs doivent mentionner : 

• Le motif du déplacement ; 
• Le lieu de départ et la destination de celui-ci ; 
• La distance parcourue ; 
• Le type de véhicule utilisé.

PCS PRO : la solution carte prépayée pour gérer vos indemnités kilométriques

Découvrez comment la carte PCS corporate peut vous aider à mieux gérer les frais engagés par le salarié avec son véhicule.

Une carte prépayée professionnelle peut vous aider à une meilleure gestion des dépenses professionnelles. En distribuant cette carte aux salariés concernés par les déplacements avec leur véhicule, vous pouvez suivre leurs dépenses en temps réel. Vous bénéficiez, en effet, d’un espace manager qui vous fait profiter de notes de frais pré-remplies. Vous gagnez alors un temps précieux ! 

La carte PCS Coporate peut être utilisée pour d’autres types de dépenses, comme les repas ou les nuitées nécessaires lors des déplacements. Si vos collaborateurs se rendent dans d’autres pays, elle sera également utile pour réduire les frais de paiement par carte bancaire à l’étranger. 

Voici les autres avantages de cette carte professionnelle pour votre entreprise : 

• Fixation de limites de paiement pour contrôler les dépenses des salariés ; 
• Association à votre compte professionnel ;
• Suivi budgétaire en temps réel ; 
• Intégration comptable ; 
• Sécurité accrue ; 
• Génération de rapports détaillés ; 
• Personnalisation de la carte avec votre logo et les couleurs de votre entreprise.

Comment mettre en place PCS PRO dans votre entreprise ?

Vous souhaitez mettre en place la carte PCS Coporate dans votre entreprise ? Voici les étapes à suivre.

Étape 1 : Configuration personnalisée

Lors de la commande de la carte, vous pouvez choisir de la personnaliser selon l’identité de marque de votre entreprise.

Étape 2 : Autorisation et distribution des cartes

Il peut y avoir un ou plusieurs utilisateurs sur un même compte et des autorisations spécifiques peuvent être accordées pour chaque carte en fonction du destinataire. Vous distribuez ensuite les cartes aux salariés concernés.

Étape 3 : Pilotage et reporting

Avec votre compte manager, vous avez un contrôle total sur les cartes. Vous définissez le montant de votre choix et vous pouvez recharger la carte à tout moment si c’est nécessaire. Vous pouvez suivre les dépenses de frais kilométriques avec rigueur lorsque vos employés prennent du carburant. Grâce aux notes de frais pré-remplies et au reporting, vous gagnez du temps, mais aussi en praticité. 

En résumé : ce qu’il faut retenir sur les indemnités kilométriques 

Le remboursement des indemnités kilométriques par l’employeur est une obligation. Elle est applicable aux salariés qui font des trajets de nature professionnelle avec leur véhicule personnel. La prise en charge de ces frais nécessite un suivi, car ils doivent être dûment justifiés. 
L’utilisation d’une carte professionnelle associée à une plateforme de gestion comme la Carte PCS Coporate peut être une solution pour améliorer ce suivi. Il est possible de connaître les dépenses effectuées sur chaque carte et de la recharger si besoin. De plus, avec les notes de frais simplifiées et la réalisation de reportings, vous gagnez un temps précieux.