Vos collaborateurs engagent des frais professionnels qu’il vous faut rembourser ? Un salarié en déplacement professionnel peut être contraint de prendre son véhicule professionnel ou des repas en route. Ces dépenses engagées dans le cadre de sa mission et qui sont remboursables correspondent au défraiement professionnel. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

Défraiement : définition et enjeux pour les entreprises

Le défraiement professionnel est une obligation pour les entreprises. Il implique certaines démarches.

Qu’est-ce que le défraiement professionnel ?

Le défraiement désigne le remboursement de l’ensemble des dépenses professionnelles engagées par un salarié dans le cadre de ses missions. Selon le Code de la Sécurité sociale, ces frais doivent être justifiés et être engagés dans le cadre du travail. Ainsi, il peut s’agir : 

• de frais de transport domicile-lieu de travail ; 
• du versement d’indemnités kilométriques ou de transport pour les déplacements professionnels ; 
• du remboursement des repas en dehors du lieu de travail ; 
• de frais de mobilité professionnelle ; 
• des frais liés à l’utilisation des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) ; 
• des dépenses de grands déplacements pour une destination éloignée du lieu de travail, comme les voyages d’affaires d’entreprise ;
• de frais de télétravail.

Le défraiement ne peut pas être assimilé à un complément de revenus. Il est destiné à rembourser les frais engagés par le collaborateur. Aussi ne rentre-t-il pas dans l’assiette de la CSG/CRDS. Il n’est donc pas soumis aux cotisations sociales. De même, il n’est pas soumis aux cotisations de Sécurité sociale.

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Les défis traditionnels du défraiement

Le défraiement professionnel peut être remboursé de deux manière différentes : 

• Un remboursement aux frais réels ;
• Un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires.

Tout justificatif doit être conservé et archivé.

Le remboursement aux frais réels

Cette méthode se base sur les justificatifs fournis par le salarié. Ceux-ci permettent de constater le montant des dépenses réalisées et leur réalité. Pour être valides, elles doivent avoir un intérêt pour l’entreprise et ne doivent pas être exagérées. Ainsi, il existe 5 catégories de frais professionnels : 

• Les frais de mobilité professionnelle en métropole ou en outre-mer ; 
• Les frais engagés pour un déménagement et l’installation dans un nouveau logement en cas de mutation ; 
• Les dépenses liées à une mission en France de salariés étrangers n’étant pas détachés ou de salariés français détachés à l’étranger ; 
• Les dépenses réalisées pour une situation de télétravail. 

Pour un remboursement aux frais réels, il est indispensable de produire des notes de frais. Celles-ci peuvent faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF.

Le remboursement forfaitaire

Pour les frais qui ne relèvent pas des 5 catégories précédentes, l’indemnité du collaborateur peut être forfaitaire. Dans cette situation, il n’est pas obligatoire pour l’employeur de demander des justificatifs. Néanmoins, si ceux-ci ne sont pas fournis, il est difficile de vérifier si les dépenses sont réalisées dans l’optique des missions professionnelles. De plus, il peut être difficile d’effectuer le calcul du défraiement. 

Pour le calcul du défraiement, il existe des montants prévus par l’URSSAF, par exemple : 

• pour les repas qu’un salarié est contraint de prendre sur son lieu de travail ou lors d’un déplacement. 
• pour les indemnités kilométriques, il faut respecter un barème selon le type de véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.

Attention : les remboursements qui dépassent les montants prévus peuvent être considérés comme une rémunération supplémentaire. Dans ce cas, ils seraient soumis à des cotisations sociales. 

L’archivage des justificatifs de notes de frais

Des notes de frais doivent être produites au format dématérialisé ou papier. Elles doivent respecter les règles d’archivage pour les documents à valeur probante. Pour cela, ces notes doivent être : 

• lisibles ; 
• conservées au format PDF ou PDF A/3 ; 
• identiques à l’original.

PCS PRO : la solution carte prépayée pour défraiement simplifié

Vous souhaitez simplifier vos procédures de défraiement ? Découvrez les avantages de PCS pro !

Présentation de la carte prépayée professionnelle

La carte PCS Corporate  est une carte prépayée professionnelle qui peut vous aider à une meilleure gestion du défraiement. En effet, cette dernière peut être distribuée aux salariés pour qu’ils puissent faire face à leurs dépenses professionnelles. 

Elle peut être utilisée pour tous types de frais réalisés dans le cadre de leurs missions : 

• Paiement du transport ; 
• Indemnités kilométriques ; 
• Repas pris en extérieur ; 
• Frais de transport, hors forfait mobilités durables ;
• Nuits d’hôtels prises lors d’un déplacement professionnel.

Comment fonctionne le défraiement avec PCS PRO ?

Avec les cartes Corporate PCS Pro, vous avez accès à un espace manager pour les gérer. Vous pouvez les recharger directement via un virement bancaire en associant votre compte professionnel à la plateforme. 

Vous pouvez créditer le montant de votre choix sur la carte. Ainsi, les collaborateurs bénéficient d’une somme d’argent pour subvenir à leurs différents frais. Ils peuvent régler tous leurs achats comme avec une carte bancaire classique.

Le suivi des dépenses en temps réel permet de simplifier la création des notes de frais. 

3 avantages de la carte PCS Pro

Voici différents avantages dont vous profitez avec la carte PCS Pro.

Contrôle total des dépenses

Contrairement à une carte bancaire professionnelle, la carte PCS Corporate n’est pas reliée à un compte bancaire. Elle peut être créditée de la somme de votre choix. Les utilisateurs ne peuvent pas dépenser plus que le montant disponible. Vous pouvez donc calculer par avance les défraiements afin de mettre la somme nécessaire à un déplacement sur la carte. Vous avez un contrôle total sur les dépenses des salariés.

Réduction de 70% du temps administratif

Grâce au suivi des dépenses dans votre espace manager, vous gagnez un temps précieux pour créer vos notes de frais. 

Conformité fiscale renforcée

Vous pouvez suivre la conformité aux règles définies par l’URSSAF. En effet, vous pouvez créditer la carte de la somme nécessaire aux dépenses du salarié et suivre les dépenses en temps réel.

Défraiement professionnel : un cadre réglementaire à respecter

Le défraiement doit suivre le cadre réglementaire imposé par l’URSSAF. Ainsi, le remboursement forfaitaire ou aux frais réels imposent de la rigueur. Pour calculer plus facilement le défraiement et établir vos notes de frais, optez pour la carte PCS pro !