Lorsqu’un salarié est en voyage d’affaires, il peut être amené à se déplacer en avion. Malheureusement, certains vols sont parfois annulés pour diverses raisons. Lorsque cela se produit, les droits pour un voyageur privé ou un voyageur professionnel sont identiques. Si la compagnie aérienne n’est pas en mesure d’assurer le vol, alors le billet d’avion doit être remboursé. Si l’entreprise a réservé le vol, elle a le droit de se faire rembourser le billet d’avion en suivant la procédure.

Quelles sont les conditions pour se faire rembourser un billet d’avion ?

Une compagnie aérienne est tenue de rembourser un billet d’avion si un vol est annulé ou retardé sauf dans les cas suivants : 

• Information communiquée aux passagers deux semaines avant le départ ; 
• Si elle propose une place sur un autre vol à un horaire proche du vol initialement réservé ; 
• Si des circonstances exceptionnelles ont contraint la compagnie à annuler le vol, par exemple, des aléas météorologiques ou liés à la sécurité des passagers. 

Dans les autres cas, les passagers aériens ont droit au minimum en cas d’annulation : 

• au remboursement du billet d’avion ; 
• à la prise en charge d’un vol retour en cas de problème lors d’une escale de correspondance.

Pour les vols intervenant dans l’Union européenne ou hors UE, une indemnité est également prévue. Son montant dépend de la distance du vol en km ou de la durée du retard lorsque celui-ci a été reporté d’au moins 3 à 4 heures.

Il est également possible, sous conditions, d’obtenir un remboursement pour un billet d’avion non remboursable. Par exemple, en cas de force majeure (maladie, accident ou décès) ou si la compagnie a commis une erreur de réservation. Cependant, pour éviter tout litige, il est recommandé de privilégier les offres qui incluent une assurance annulation.

La procédure de remboursement d’un billet d’avion : étape par étape

Un remboursement de billet d’avion n’est pas automatique ! L’entreprise qui a acheté le billet doit faire les démarches suivantes.

Contactez la compagnie aérienne

La demande de remboursement ou d’indemnisation doit être réalisée par l’entreprise auprès de la compagnie aérienne. Elle peut être faite par le collaborateur concerné si ce dernier a lui-même réservé le vol. 

Pour cela, il faut contacter le service client de la compagnie aérienne soit directement sur le site, soit par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette demande est possible dans les 5 ans qui suivent la date de l’incident. 

Rassemblez les documents nécessaires

Pour avoir droit au remboursement, il est indispensable de joindre les documents qui montrent que le vol a été annulé. Ainsi, vous devez fournir : 

• La confirmation de réservation reçue ; 
• Le billet d’avion ; 
• La carte d’embarquement si celle-ci a été remise au collaborateur concerné par le déplacement professionnel ;
• L’attestation d’incident remise par la compagnie aérienne au salarié ; 
• Tout document en lien avec les dépenses effectuées.

Agir en cas de litige

Si la compagnie aérienne ne vous fournit aucune réponse dans les 2 mois suivant la demande ou en cas de refus de remboursement, vous faites face à un litige. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour régler le problème : 

• Contacter une association de consommateurs pour bénéficier d’un arrangement à l’amiable ; 
• Saisir le MTV (médiateur tourisme et voyages) à condition que la compagnie aérienne en soit membre ; 
• Signaler le litige à DGAC (Direction générale de l’aviation civile) ; 
• Saisir les tribunaux, notamment si les démarches amiables n’aboutissent pas.

À partir de février 2026, il sera obligatoire de saisir le MTV avant toute saisine du tribunal.

PCS Pro : la solution carte prépayée pour simplifier les remboursements

Pour gérer au mieux les déplacements professionnels et leurs aléas, la carte PCS Pro Corporate est la solution idéale pour les entreprises.

Qu’est-ce que la carte prépayée PCS Pro Corporate ?

La carte PCS Pro corporate est une carte prépayée qui permet de faire des achats et de percevoir des remboursements, comme une carte de paiement traditionnelle. Cette carte d’affaires permet de centraliser et de suivre toutes les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Elle est utilisable partout dans le monde, ce qui est indispensable si certains de vos salariés doivent voyager à l’étranger. Elle facilite le suivi budgétaire et la comptabilité. Il s’agit d’une carte rechargeable, ce qui permet de maîtriser les dépenses engagées.

Comment PCS Pro simplifie-t-elle la gestion des achats et des remboursements ?

Tout achat réalisé avec la carte PCS Pro est fait par l’entreprise. Celle-ci dispose d’un back-office automatisé où vous pouvez approvisionner la carte avec votre compte bancaire professionnel selon les besoins des collaborateurs. 

Cette carte d’entreprise prépayée a de nombreux avantages, car elle permet :

• de centraliser les dépenses professionnelles ;
• de ne pas imposer une avance de frais pour le salarié ; 
• de profiter d’un gain de temps sur les tâches administratives grâce aux notes de frais pré-remplies ; 
• de bénéficier d’une traçabilité des dépenses avec un justificatif électronique ; 
• de donner davantage d’autonomie et de flexibilité aux collaborateurs lors de leurs déplacements professionnels ; 
• de contrôler chaque dépense avec la fonction de rechargement de la carte ; 
• de sécuriser les transactions sur la plateforme de gestion dédiée en évitant les fraudes ;
• de percevoir les remboursements directement sur la carte en cas de vol annulé, par exemple.

Comment utiliser PCS Pro pour vos achats et remboursements de billets d’avion ?

Activer la carte PCS Corporate

Utiliser la carte PCS Pro, c’est très simple. Quelques étapes suffisent. Après l’achat d’une carte PCS Corporate, il est nécessaire de l’activer. Pour cela, il faut récupérer le code PIN de la carte. Cette demande se fait par SMS au numéro suivant : 07 50 01 00 00. Vous devez entrer le mot PIN suivi des 8 derniers chiffres qui figurent sur la carte PCS Pro. Cette démarche d’activation permet de créer votre espace client, de recharger la carte et de régler avec celle-ci.

Créer son espace client

Lorsque la carte PCS est activée, vous devez créer votre compte client : 

• Rendez-vous sur le site PCS Pro ; 
• En haut, à droite, cliquez sur « Se connecter » ; 
• Puis, cliquez sur « Première connexion » ; 
• Gardez votre téléphone portable près de vous et suivez les instructions présentes sur le site.

Une fois votre carte validée et votre espace client créé, vous pouvez configurer votre compte. Créditez la carte du montant nécessaire avant de réaliser des achats, comme avec une carte classique. Dans ce cas du remboursement d’un billet d’avion, ce dernier sera fait directement sur la carte.

Se faire rembourser un billet d’avion : ce qu’il faut retenir

Le remboursement d’un billet d’avion est possible dès lors qu’un vol est annulé, sauf sous certaines conditions spécifiques aux compagnies aériennes. Dans la majorité des cas, votre demande de remboursement va aboutir en passant par le service client de votre compagnie. 

Cependant, un billet d’avion non remboursable n’est pas toujours concerné par ces dispositions. Selon les compagnies, il est parfois possible d’obtenir un remboursement partiel ou total. Une assurance voyage est à privilégier dans ce cas précis pour obtenir un dédommagement complet.

Pour une gestion simple et sécurisée de vos dépenses professionnelles lors des voyages d’affaires, choisissez la carte PCS Pro Corporate. Celle-ci permet d’effectuer des paiements sécurisés et d’être remboursé en cas de problème, comme l’annulation d’un vol.