Les déplacements professionnels sont encadrés par la loi. Le salarié ne peut généralement pas les refuser. De son côté, l’employeur doit respecter certaines obligations, notamment le remboursement des frais liés à ces trajets. Dans cet article, nous vous expliquons toutes les règles à suivre.

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel désigne une mission accomplie par un salarié en dehors du lieu où il exerce son métier de manière habituelle.

Différence entre déplacement professionnel et voyage d’affaires

La durée de la mission peut différer selon sa nature et sa destination. Celle-ci peut être en France ou à l’étranger. Toutefois, on considère que, si sa durée dépasse 24 heures, il s’agit d’un voyage d’affaires. Dans ce cas, le salarié doit passer plusieurs nuits hors de son domicile. Ainsi, les frais doivent être pris en charge par l’entreprise.

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Types de déplacements professionnels reconnus

Cette mobilité peut concerner des trajets locaux, nationaux ou internationaux. Ces derniers peuvent être organisés pour :

• Des réunions avec les clients ;
• Des formations ;
• Des inspections sur site ;
• Des participations à des conférences ;
• Etc.

Cadre juridique du déplacement professionnel selon le Code du travail

Les déplacements professionnels sont encadrés par la loi, notamment par le Code du travail.

Articles du Code du travail applicables aux déplacements professionnels

Les articles de loi concernés sont :

• L3121- 4 ;
• L3121- 7 ;
• L3121- 8.

Plusieurs autres textes encadrent les frais de déplacement des salariés :

• Le bulletin officiel de la Sécurité sociale du 21/01/25 ;
• Le tableau des frais professionnels de l’Urssaf ;
• L’arrêté du 3 juillet 2006.

Clause de déplacement professionnel dans le contrat de travail

Une clause spécifique peut être incluse dans le contrat de travail. Elle permet d’encadrer les conditions dans lesquelles le salarié peut quitter l’entreprise pour travailler. Contrairement à la clause de mobilité, elle ne prévoit pas de modification du lieu de travail sur le long terme.

Cette clause n’est pas obligatoire. Un employeur peut tout à faire demander à un salarié d’accomplir un déplacement occasionnel. Il s’agit d’un droit de l’employeur.

Si une clause est ajoutée au contrat, elle peut préciser :

• la durée maximale des déplacements professionnels qui ne peut excéder 90 jours consécutifs ;
• Leur nombre et/ou leur durée globale ;
• Les zones géographiques concernées ;
• Les moyens de transport utilisables ;
• Les frais pris en charge par l’entreprise.

Déplacement professionnel en dehors des heures de travail

Le temps de trajet pour accomplir les missions en dehors du lieu de travail peut dépasser les horaires de travail. Dans ce cas, une compensation doit être proposée par l’employeur. Il s’agit soit d’une compensation financière, soit de temps de repos. La nature de cette compensation est généralement définie dans les accords collectifs ou la convention collective de la profession.

Gestion et calcul des frais de déplacement professionnel

Les frais de déplacement professionnels doivent obligatoirement être remboursés par l’employeur. Ils comprennent des indemnités de repas et de frais kilométriques.

Barèmes et plafonds pour les frais de déplacement

Lorsque le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, l’indemnité prévue est de 21,10 €. S’il n’est pas contraint de le prendre au restaurant, cette indemnité est de 10,30 €. Voici les barèmes prévus pour les différents types de déplacement.

Barème pour les petits déplacements

Voici le barème des indemnités kilométriques pour les petits déplacements. Celui-ci est applicable aux salariés des ETT, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle.

Trajet aller-retour	Indemnités
entre 5 et 10 km	3 €
entre 10 et 20 km	6,10 €
entre 20 et 30 km	9,10 €
entre 30 et 40 km	12,10 €
entre 40 et 50 km	15,20 €
entre 50 et 60 km	18,20 €
entre 60 et 70 km	21,20 €
entre 70 et 80 km	24,20 €
entre 80 et 90 km	27,30 €
entre 90 et 100 km	30,30 €
entre 100 et 110 km	33,30 €
entre 110 et 120 km	36,40 €
entre 120 et 130 km	39,40 €
entre 130 et 140 km	42,20 €
entre 140 et 150 km	45,50 €
entre 150 et 160 km	48,50 €
entre 160 et 170 km	51,50 €
entre 170 et 180 km	54,50 €
entre 189 et 190 km	57,60 €
entre 190 et 200 km	60,60 €

Barème pour les grands déplacements

Il existe également des barèmes applicables aux grands déplacements :

• En France métropolitaine :

	Repas	hébergement et petits déjeuners Paris et départements 92, 34 et 94	hébergement et petits déjeuners autres départements
3 premiers mois	21,20 €	75,60 €	56,10 €
Au delà du 3e au 24e mois	17,90 €	64,30 €	47,70 €
Au delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois	14,80 €	52,90 €	39,30 €

• En Outre-mer :

	Hébergement	Repas
Pour les 3 premiers mois	120 €	20 €
Au delà du 3e au 24e mois	102 €	17 €
Au delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois	84 €	14 €

• En Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française

	Hébergement	Repas
Pour les 3 premiers mois	120 €	24 €
Au delà du 3e au 24e mois	102 €	20,40 €
Au delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois	84 €	16,80 €

Pour les déplacements à l’étranger

Les frais de mission à l’étranger sont variables selon le pays où le salarié se rend. Cependant, l’indemnité est réduite :

• de 60 % si le logement est fourni ou réglé directement par l’entreprise ;
• de 17,5 % quand l’employé est nourri à l’un des repas ;
• de 35 % lorsque celui-ci est nourri aux deux repas.

Découvrez également cet article : Quels sont les frais de paiement par carte bancaire à l’étranger ?

Justificatifs nécessaires pour les frais de déplacement

Les justificatifs à fournir par le salarié pour obtenir un remboursement sont :

• Une facture ou un reçu pour le repas ;
• Une application de géolocalisation peut être utilisée pour le calcul des frais kilométriques. Il est également possible d’effectuer le calcul à la main à partir d’une carte de référence et d’indiquer le trajet et le nombre de kilomètres effectués.
• Une facture pour les frais d’hébergement.

Modalités de remboursement des frais professionnels

Le remboursement intervient au réel, sur présentation des justificatifs nécessaires ou avec un barème forfaitaire. Ce montant doit être inférieur ou égal aux limites d’exonération légales. Les dépenses ne nécessitent alors aucun justificatif. Ces remboursements forfaitaires ne s’appliquent pas aux :

• dirigeants relevant du régime social des non-salariés ;
• gérants minoritaires et égalitaires des SARL, EURL et SELARL ;
• présidents-directeurs généraux des SA ;
• présidents et directeurs généraux des SAS et SASU.

Outils et solutions pour gérer les notes de frais

Pour gérer efficacement vos notes de frais, vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé. Cependant, si vous choisissez la carte de paiement Corporate, vous pourrez simplifier la réalisation de vos notes de frais. En effet, cette carte vous donne accès à une plateforme en ligne qui permet de :

• fixer un plafond à votre convenance ;
• contrôler strictement les dépenses de chaque carte ;
• gérer les transactions en temps réel ;
• réaliser une intégration comptable.

Temps de travail et déplacement professionnel : réglementation

Quelle est la réglementation concernant le temps de travail et les déplacements ?

Comment calculer le temps de déplacement professionnel ?

Le temps de trajet se définit comme pour se rendre sur le lieu d’exécution du travail. En principe, ce temps n’est pas comptabilisé dans le temps de travail. Cependant, si le temps de trajet dépasse la durée classique de l’itinéraire entre le domicile du salarié et son lieu de travail, celui-ci a droit à une compensation financière ou un repos supplémentaire.

Déplacement professionnel et heures supplémentaires

Non, ces heures de déplacement qui dépassent le temps de travail ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires. Comme nous l’avons indiqué précédemment, elles donnent droit à une compensation. Une exception peut s’appliquer aux salariés itinérants, nous y reviendrons dans le paragraphe suivant qui évoque la jurisprudence.

Cas particulier : déplacement professionnel le weekend ou jours fériés

Tout déplacement en dehors du temps de travail, c’est-à-dire le week-end ou les jours fériés, donne droit à une compensation majorée. Celle-ci est précisée dans la convention collective de la profession.

Jurisprudence sur le temps de déplacement professionnel

Concernant les salariés itinérants, la Cour de cassation est en accord avec la jurisprudence de la Cour de justice de l’Union européenne de novembre 2022. Elle redéfinit le temps de travail effectif. En effet, elle considère que le salarié travaille s’il doit répondre à des appels professionnels ou préparer une intervention durant le trajet. Dans ce cas, il est possible de considérer ce temps comme un travail payé en heures supplémentaires.

Obligations de l’employeur lors des déplacements professionnels

Tout employeur est tenu de respecter 4 obligations quand il envoie ses salariés en déplacement.

Le délai de prévoyance

Le délai légal pour prévenir le salarié d’un déplacement professionnel est de 48 heures. Celui-ci doit pouvoir s’organiser, par exemple, s’il doit faire garder ses enfants ou ses animaux de compagnie. Ce délai peut être spécifié dans la clause de déplacement intégré au contrat de travail. Il peut être plus important, dans le cas où le trajet est long ou à l’étranger.

Prime de déplacement : conditions et montants

Le remboursement des frais de voyage est obligatoirement pris en charge par l’employeur. Il correspond au barème légal de l’Urssaf.

Indemnités kilométriques et moyens de transport

L’employeur ne peut pas imposer l’utilisation du véhicule personnel de l’employé. La politique de voyage de l’entreprise détermine le moyen choisi qui doit convenir à l’état de santé et au confort du salarié.

Assurance, obligation de sécurité et prévention des risques

La sécurité doit être garantie par l’employeur durant le voyage. Ainsi, il doit connaître la marche à suivre en cas de problèmes ou de nécessité de rapatriement. Dans le cas contraire, l’employé peut refuser ou abandonner la mission.

Bonnes pratiques pour organiser efficacement un déplacement professionnel

Comment le préparer en toute sérénité ? Voici nos conseils !

Check-list pour préparer un déplacement professionnel

Outre les vêtements et affaires de toilette, il est indispensable de mettre dans sa valise :

• La carte d’identité ou le passeport ;
• Le visa, si nécessaire ;
• Le permis de conduire si vous êtes amené à conduire un véhicule ;
• Votre téléphone ou ordinateur professionnel ;
• Votre carte bancaire ou carte prépayée professionnelle ;
• De l‘argent liquide ou un autre moyen de paiement.

Optimisation des coûts de déplacement professionnel

Pour optimiser les frais de déplacement, l’employeur peut :

• organiser le planning du voyage ;
• optimiser l’itinéraire choisi pour réduire les frais de péage ou le temps de trajet ;
• mettre en place un suivi des dépenses et un processus de collecte des justificatifs

Outils numériques pour faciliter les déplacements professionnels

Les outils numériques facilitent la communication entre les employés. Les logiciels de management ou de visioconférence peuvent être utiles pour gérer un dossier à distance.

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FAQ

Le salarié a-t-il le droit de refuser un déplacement professionnel ?

Non, en principe, un salarié ne peut pas le refuser. Néanmoins, cette décision est possible en cas de cause réelle et sérieuse :

• Problèmes de santé sur présentation d’un certificat médical ;
• Obligation familiale sérieuse, par exemple, si un enfant ou un parent est malade ;
• Non-prise en charge des frais de déplacement par l’employeur ;
• Mise en danger du salarié.

Quels types d’assurances sont recommandées pour un déplacement professionnel ?

Une assurance mission peut couvrir les risques liés aux trajets effectués dans le cadre du travail à bord d’un véhicule privé. Cette garantie peut aussi couvrir certains risques spécifiques à un voyage à l’étranger. L’assurance responsabilité civile professionnelle est bien sûr indispensable.

Quels sont les droits du salarié en cas d’accident lors d’un déplacement ?

Le salarié est victime d’un accident du travail ou de trajet. La prise en charge de ses frais médicaux est donc réalisée à 100 % sur la base des tarifs de la Sécurité sociale. En cas d’arrêt de travail, l’employé bénéficie d’indemnités journalières.