Tout savoir sur les avantages en nature et leur calcul

En entreprise, un avantage en nature correspond à un bien ou un service mis à disposition des salariés par l’employeur ou le CSE (Comité social et économique) gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle de la prestation. L’avantage en nature est donc une forme de rémunération non monétaire permettant aux salariés de faire des économies au quotidien. Bien que soumis à cotisations, l’avantage en nature constitue également un excellent moyen pour l’employeur de fidéliser ses salariés et d’attirer de bons candidats.

Quelles prestations peuvent faire l’objet d’un avantage en nature et dans quelle mesure ces dernières sont-elles imposables ? PCS Pro vous explique tout ce qu’il faut savoir sur les avantages en nature et leur traitement fiscal.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature et quelles sont ses caractéristiques ?

On compte aujourd’hui différents types d’avantages en nature. S’ils sont fréquemment gratuits dans certains secteurs (comme l’hôtellerie ou la restauration), ces derniers dépendent en effet de l’activité de l’entreprise, mais aussi de ses besoins. Parmi les avantages en nature, il peut s’agir de biens ou des services comme par exemple :

• la nourriture : frais de repas, tickets restaurant, etc.

• le logement : logement de fonction.

• le transport : voiture de fonction, participation à des frais de transport, à des frais de carburant, etc.

• les outils de communication : ordinateur, téléphone portable, matériel informatique (imprimante, scanner, etc.).

• autres avantages : réductions sur des produits vendus par l’entreprise, prêts à taux préférentiels, abonnements, compléments de retraite, accès à des services de conciergerie (pressing, plomberie, etc.), chèques emploi services, etc.

Les avantages en nature sont à distinguer des frais professionnels (frais de repas, de transport, de parking, etc.), qui ne sont pas des prestations fournies par l’employeur mais des dépenses que ce dernier rembourse a posteriori.

Déterminés soit forfaitairement, soit en fonction de leur valeur réelle, les avantages en nature constituent quant à eux des éléments de rémunération et figurent à ce titre sur le bulletin de paie des salariés qui en bénéficient.

Qui peut profiter d’avantages en nature ?

Les avantages en nature peuvent être accordés…

• Aux salariés et assimilés salariés : pour les salariés, les prestations ne résultant pas d’un usage propre à l’entreprise ou à la profession sont généralement décidées par l’employeur ou par accord collectif. La nature et le montant des bénéfices sont ensuite définis par une convention ou dans le contrat de travail de salariés.

• Aux apprentis : la valeur des avantages octroyés aux apprentis est fixée à 75 % de celle reconnue pour les autres salariés. À noter toutefois que dans les secteurs de la restauration et de l’hôtellerie, les apprentis ont en général droit à au moins un repas par jour sous la forme d’avantage en nature ou d’indemnité.

• Aux stagiaires : les stagiaires peuvent bénéficier d’avantages en nature au même titre que les autres employés. Le montant et la nature des avantages doivent néanmoins faire l’objet d’une mention spécifique dans la convention de stage.

• Aux dirigeants et mandataires sociaux : pour les dirigeants, le montant de l’avantage repas peut être déterminé soit sur la base de sa valeur réelle, soit de manière forfaitaire. L’avantage logement doit quant à lui impérativement être évalué au réel, sauf si le dirigeant dispose d’un contrat de travail.

Prise en charge des avantages en nature : quelques exemples

Les montants accordés étant fixés à l’avance, un grand nombre d’entreprises utilisent aujourd’hui des cartes prépayées personnalisées afin de simplifier la gestion des avantages en nature au quotidien. Pour plus d’informations, découvrez nos cartes de paiement professionnelles PCS Corporate.

Les frais de repas

Les repas consommés au service de restauration de l’entreprise sur les jours d’activité du salarié sont en général pris en charge par l’employeur à hauteur de 49 % du forfait fixé par la sécurité sociale. Sur le plan fiscal, cette participation aux frais de repas n’est pas soumise à charges et n’a donc pas à figurer sur le bulletin de salaire. La prise en charge totale des frais de restauration s’applique toutefois si le salarié participe à la préparation ou au service des repas de l’établissement. La fourniture du repas est alors un avantage en nature soumis à charges, qui doit figurer sur le bulletin de paie.

L’avantage logement

L’employeur est parfois amené à fournir un logement à certains de ses salariés, gratuitement ou moyennant une faible participation. L’avantage accordé est alors soumis à cotisations, et son montant peut être estimé soit sur la base d’un forfait mensuel déterminé en fonction du niveau de rémunération du salarié et du nombre de pièces du logement, soit d’après sa valeur locative réelle. Dans les deux cas, la valeur locative diminuée du montant du loyer est ensuite réintégrée dans la rémunération du salarié. Les avantages accessoires au logement (eau, gaz, électricité, etc.) sont quant à eux calculés d’après leur valeur réelle.

Véhicule de fonction ou de service

Les voitures de fonction peuvent offrir des avantages importants pour le salarié tels que la commodité, les économies de coûts et l’amélioration de la sécurité. Pour l’employeur, cela peut également être un moyen efficace de récompenser les salariés pour leur travail et leur dévouement. Cependant, lorsqu’il s’agit de fournir des voitures de société aux employés, certaines considérations doivent être prises en compte. Ceux-ci incluent les implications financières de la fourniture d’une voiture, les exigences légales liées à la possession d’une voiture et les risques potentiels associés au fait qu’un employé conduise une voiture de société.

Les avantages en nature : impôts et fiscalité

Les avantages en nature imposables

Les avantages en nature étant des éléments de rémunération, ces derniers sont soumis au même traitement fiscal et social que le salaire “monétaire” et sont donc soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Ainsi, tous les avantages obtenus doivent être mentionnés dans la déclaration de revenus du salarié bénéficiaire.

Les avantages en nature non imposables

Comme les salaires, les avantages en nature sont par ailleurs pris en compte dans le calcul des cotisations de retraite ainsi que dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale côté employeur. Le montant applicable se calcule d’après leur valeur réelle diminuée de la participation du salarié, à l’exception des avantages de véhicule, logement, nourriture et outils de communication qui sont quant à eux évalués de manière forfaitaire.

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