Introduction

Les cadeaux salariés sont des avantages en nature que les entreprises peuvent offrir à leurs salariés pour les récompenser de leur travail au sein de l’entreprise.

De plus en plus utilisés comme instrument de motivation, les cadeaux salariés doivent toutefois faire l’objet d’une compréhension fine de la part des employeurs. Avant tout, ils doivent s’assurer que leur utilisation est conforme aux exigences de l’URSSAF.

Les cadeaux et bons d’achat en entreprise

Différence entre primes et cadeaux

Les primes sont des paiements en espèces ou en nature qui visent à récompenser les employés pour leur performance ou leur ancienneté au sein de l’entreprise. Elles sont soumises à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Les cadeaux sont, quant à eux, des objets ou des expériences offerts à un employé pour marquer une occasion spéciale ou pour le remercier pour son travail. De plus, ils ne sont généralement pas liés à la performance ou à l’ancienneté de l’employé, mais plutôt à des événements tels que Noël ou un anniversaire de mariage.

Les raisons pour lesquelles vous devriez donner des chèques-cadeaux à vos salariés

En plus de l’avantage fiscal octroyé, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles distribuer des chèques-cadeaux à ses salariés :

• Améliorer la performance : les chèques-cadeaux peuvent être utilisés pour féliciter les employés pour une performance exceptionnelle ou pour avoir atteint un objectif spécifique.

• Accroître la motivation et augmenter la fidélisation des salariés : les chèques-cadeaux constituent un excellent moyen d’inciter vos employés à faire un meilleur travail et à rester plus longtemps dans l’entreprise.

• Renforcer les relations internes, en montrant notamment que l’employeur apprécie le travail de ses employés et se soucie de leur bien-être.

Réglementation de l’URSSAF

L’attribution des chèques cadeaux : CSE et Employeur

L’attribution des chèques-cadeaux peut se faire soit par le biais du comité social d’entreprise (CSE), ou directement par l’employeur si l’entreprise ne dispose pas de CSE.

À quel moment offrir des chèques-cadeaux à ses collaborateurs ?

Il n’y a pas de moment spécifique pour offrir des chèques-cadeaux. Cela dépend des pratiques et des objectifs de l’entreprise. Certains employeurs choisissent de les offrir à des moments clés, tandis que d’autres préfèrent au contraire les offrir de manière régulière, afin de récompenser les employés pour leur performance continue.

Quand offrir des chèques-cadeaux ?

Pour ne pas avoir à payer de charges sociales, l’employeur doit toutefois les distribuer lors des 11 événements spécifiés par l’URSSAF :

• la rentrée scolaire ;

• la fête des mères et la fête des pères ;

• les mariages ou PACS ;

• les naissances ou les adoptions ;

• les départs à la retraite ;

• Noël ;

• la Sainte-Catherine et la Saint-Nicolas.

Le seuil à ne pas dépasser pour bénéficier de l’exonération cotisation

Les chèques-cadeaux sont considérés comme des avantages en nature et sont donc soumis aux cotisations et contributions de sécurité sociale. Cependant, il est possible de bénéficier d’exonérations fiscales sur ces avantages. Pour ce faire, le montant des chèques ne doit pas dépasser le plafond fixé annuellement par l’URSSAF de 183€ par an et par salarié en 2023.

Bénéficiez d’exonération même en dépassant le seuil

Sachez qu’il reste possible de bénéficier d’exonérations fiscales si le montant des chèques-cadeaux dépasse le seuil fixé par l’URSSAF. Pour cela, les chèques doivent être attribués dans le cadre d’un événement précis, et leur montant doit rester en dessous des 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par événement et par année civile (sauf pour certaines situations exceptionnelles).

Exemples concrets

Lorsqu’ils sont offerts dans le cadre d’un événement particulier, tels que les fêtes de fin d’année, les anniversaires d’entreprise ou les anniversaires de mariage, les chèques peuvent être exonérés de cotisations sociales et fiscales. C’est également le cas des chèques offerts en guise de récompense. Pour la réalisation d’un objectif de vente ou de productivité. En reconnaissance de longue durée ou d’ancienneté dans l’entreprise par exemple.

Dans certaines situations exceptionnelles, les chèques offerts à un employé qui est en congé maladie ou de maternité peuvent être exonérés de cotisations sociales et fiscales même si leur montant dépasse le seuil fixé annuellement par l’URSSAF.

Cas particuliers : chèques-culture et chèques-vacances

Les chèques-culture et les chèques-vacances bénéficient de certains avantages fiscaux spécifiques. En effet, le chèque-cadeau est exonéré de cotisations sociales et fiscales si son montant ne dépasse pas 490€ par salarié et par an, tandis que le chèque-culture bénéficie d’une exonération totale de cotisations et contributions sociales sans limites de plafond.

Comment mettre en place des chèques-cadeaux ?

Voici quelques étapes à suivre pour bien mettre en place vos chèques-cadeaux :

• Déterminez les types de chèque que vous souhaitez offrir selon votre budget (par exemple, des cartes cadeaux d’entreprise, des chèques-cadeaux pour des activités culturelles, etc.).

• Choisissez un fournisseur qui convient à vos besoins.

• Définissez les règles et les conditions d’utilisation des chèques-cadeaux (dates d’expiration, restrictions d’utilisation, frais éventuels, etc.).

• Promouvez vos chèques-cadeaux auprès de vos clients potentiels via notamment des outils de marketing efficaces.

• Commercialisez et gérez vos chèques-cadeaux en utilisant les outils fournis par votre fournisseur (traçabilité des chèques-cadeaux émis et utilisés, gestion des reçus, remboursements, etc.).